A folha de pagamento vai muito além de cálculos a serem feitos para honrar o compromisso junto aos colaboradores da empresa, é uma ferramenta essencial e de grande impacto na saúde financeira da organização.

Se há dados importantes para a empresa, esses dados estão contidos na folha de pagamento. Além de refletir as informações de pagamentos aos funcionários, ela serve como fonte de informações para análises mais profundas visando uma tomada de decisão mais assertiva junto às áreas estratégicas da empresa.

Todo mês, as empresas devem fazer o fechamento e cálculo dos valores a serem pagos aos funcionários. Isso requer muita computação e atenção, o que pode, hoje em dia, ser feito de forma automática e segura, fazendo o uso do que há de melhor em tecnologia.

Deste modo, nós, da SOU Contabilidade Digital trouxemos um artigo contendo tudo o que você precisa saber sobre a folha de pagamento. Acompanhe conosco! Boa leitura!

Primeiramente, o que é a folha de pagamento?

Oferecendo os dados necessários para que os colaboradores de uma empresa recebam o que lhes é devido, a folha de pagamento inclui todas as ocorrências mensais do funcionário, fazendo com que a conta exata de sua remuneração seja feita.

Ela é responsável pela transformação de todas as informações do empregado e da empresa em um produto final que indica valores, remunerações, descontos e bonificações em geral, a folha de pagamento é fundamental para o Departamento Pessoal de qualquer organização.

Além de exercer uma função operacional, a folha de pagamento também assume as funções fiscal e contábil, descrevendo todos os fatores relacionados ao trabalho de um funcionário para definir o valor líquido que será pago a ele como remuneração pelo seu serviço, incluindo descontos diversos, bases de cálculo de INSS, FGTS, IRRF, vencimentos, adicionais, comissões, entre outros dados.

No entanto, cabe à empresa a organização dos documentos e transações financeiras que ocorram entre a empresa, os funcionários e o governo. Os contadores ajudam a transformar toda essa relação de trabalho em fatos numéricos por meio de códigos, porcentagens e cálculos complexos, transformados em folha de pagamento. 

E o holerite, o que seria?

O holerite é um documento que contém informações sobre o salário e as deduções de um funcionário. O holerite funciona como uma prova de que o funcionário recebeu o salário corretamente. Eles devem conter informações fiscais como os descontos por faltas não justificadas, o FGTS, bem como o INSS, toda a jornada de trabalho, o adicional noturno, dentre outras.

Quais são os itens que devem constar numa folha de pagamento?

Vimos que a folha de pagamento é um documento que coleta as informações sobre os funcionários e a empresa, mostrando todos os valores de remuneração, impostos, descontos e bônus para os colaboradores. Deste modo, garante que os colaboradores recebam a sua remuneração de forma correta, sem atrasos ou faltas. 

Agora, todos os itens que constarão na folha de pagamento são o salário do colaborador, o adicional noturno, os adicionais de insalubridade e periculosidade, também as comissões e bonificações. Isso sem falar nas horas extras, nas faltas e atrasos registrados no controle de ponto, do salário família, vales de refeição e transporte, além da contribuição sindical, com o FGTS e do imposto de renda.

A gestão eficaz da folha de pagamento é um dos pilares que mantém uma empresa funcionando sem problemas, principalmente para sua saúde financeira. Erros na elaboração das declarações podem causar problemas aos empregados, além de causar dores de cabeça aos empregadores. Isso significa que a preparação da folha de pagamento requer atenção e conhecimento adicionais.

Como uma folha de pagamento é elaborada?

Não há um modelo fixo para a elaboração de uma folha de pagamento. Afinal, cada organização a elabora conforme as suas necessidades. Ainda que não haja um modelo precisamente definido, as exigências perante a legislação são as mesmas.

Com isto, uma folha de pagamento precisa apresentar:

• nome do segurado: empregados, autônomos e empregados concomitantes, contratados e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício; 
• o cargo, a função ou serviços executados; 
• as parcelas que são integrantes da remuneração; 
• os pagamentos não incluídos na remuneração (as ajudas de custo, diárias em viagens e afins); 
• os descontos que foram efetuados; 
• lucro líquido a pagar.

E para atingir o valor líquido a ser pago, divide-se o montante em duas partes, chamadas proventos e descontos. Dentre os proventos encontram-se: salário, remuneração variável, hora extra, adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno. Já entre os descontos podemos citar: INSS, contribuição sindical, os adiantamentos, as faltas e os atrasos, o vale transporte, IRRF, FGTS e o 13º salário. 

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Equipe SOU